利用規約・プライバシーポリシー

第1条適用

本利用規約（以下「本規約」）は、株式会社Volksware（以下「当社」）が提供する人事評価SaaS「KairosHR」（以下「本サービス」）の利用に関し、当社と本サービスを利用するお客様（以下「利用者」）との間に適用されます。

1. 利用者は、本サービスへのアクセスまたは利用を開始した時点で本規約に同意したものとみなします。
2. 当社が本サービス上または別途公表するガイドライン・個別規約は、本規約の一部を構成します。本規約と個別規約が矛盾する場合、個別規約が優先します。

第2条アカウント登録

1. 本サービスへの登録は、法人または個人事業主に限ります。個人（消費者）としての登録はお断りする場合があります。
2. 利用者は、登録情報（会社名・代表者名・メールアドレス等）を正確かつ最新の状態に保つ義務を負います。
3. アカウントの管理責任は利用者に帰属します。第三者によるアカウントの不正使用について、当社は責任を負いません。
4. 当社は、次の各号に該当すると判断した場合、登録を拒否または取り消すことができます。
   • 過去に本規約に違反した事実がある場合
   • 申請内容に虚偽・誤記が含まれる場合
   • 反社会的勢力に該当する場合
   • その他、当社が不適当と判断した場合

第3条利用料金・支払い

1. 本サービスの料金体系は以下のとおりです。

2. 最低請求人数は30名分です。登録人数が30名未満の場合も、30名分の料金が発生します。
3. 年間払いを選択した場合、月額換算で2ヶ月分の割引（10ヶ月分のご請求）が適用されます。
4. トライアル期間は14日間です。トライアル終了後に有料プランへ移行しない場合、機能が制限されます。
5. 支払いはStripe（クレジットカード）にて行います。毎月または毎年自動更新されます。
6. 当社は、30日前の通知をもって料金を改定できます。改定後のプラン更新日から新料金が適用されます。

第4条禁止事項

利用者は、本サービスの利用にあたり、以下の行為を行ってはなりません。

1. 本サービスの全部または一部を第三者に転売・再配布・再利用許諾すること
2. 競合他社へ本サービスに関する技術情報・未公開機能の情報を提供すること
3. リバースエンジニアリング・逆コンパイル・ソースコードの解析を行うこと
4. 不正アクセスや、当社のシステムに過大な負荷をかける行為
5. 虚偽の情報を登録・入力すること
6. 法令または公序良俗に違反する行為

違反が確認された場合、当社は予告なくアカウントを停止または削除できます。

第5条知的財産権

1. 本サービスのソフトウェア・UI・ロゴ・デザイン・ドキュメント等に関する一切の知的財産権は、当社または正当な権原を有する第三者に帰属します。
2. 本規約は、利用者に対し本サービスを利用する非独占的・譲渡不可の権利を付与するものに過ぎず、知的財産権を移転するものではありません。
3. 利用者が本サービスに入力したデータ（社員情報・評価データ等）の所有権は、利用者に帰属します。

第6条データの取り扱い

1. 当社は、利用者が本サービスに入力したデータを、本サービスの提供目的以外に使用しません。
2. 当社は、定期的なバックアップを実施しますが、データの完全な保全を保証するものではありません。重要なデータは利用者自身でバックアップを取ることを推奨します。
3. 個人データの取り扱いについては、第2部「プライバシーポリシー」が適用されます。

第7条サービスの変更・停止

1. 当社は、サービスの改善・機能追加・仕様変更を予告なく行うことができます。
2. 定期メンテナンスは事前に告知します。緊急のメンテナンスは告知なく実施する場合があります。
3. 当社は、事業上の理由により本サービスを終了する場合、60日前に利用者へ通知します。
4. 当社は、本条に基づくサービス変更・停止によって利用者に生じた損害について責任を負いません。

第8条免責事項

1. 当社は、本サービスが利用者の特定の目的に適合することを保証しません。
2. 当社は、本サービスの利用によって生じた間接損害・逸失利益・データの損失・業務中断について、一切の責任を負いません。
3. 当社の損害賠償責任の上限は、損害が発生した月の前3ヶ月分の利用料金の総額とします。
4. 不可抗力（天災・戦争・感染症のまん延・政府の措置・インターネット障害等）による債務不履行について、当社は責任を負いません。

第9条解約

1. 利用者は、いつでも本サービスを解約できます。
2. 月払いの場合、当月末日までに解約申請を行うことで、翌月以降の料金は発生しません。解約月の料金は日割り計算されません。
3. 年間払いの場合、契約期間終了後の解約となります。期間途中での解約返金は行いません。
4. 解約後のデータは90日間保持され、その後完全に削除されます。必要なデータは解約前にエクスポートしてください。
5. 当社は、本規約違反が確認された場合、即時アカウントを停止・削除できます。この場合、利用料金の返金は行いません。

第10条準拠法・管轄

本規約は日本法に準拠して解釈されます。本規約に関する一切の紛争については、東京地方裁判所を専属的合意管轄裁判所とします。

第1条収集する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を収集します。

1. 登録情報: 会社名・代表者名・メールアドレス・電話番号・請求先住所
2. 利用データ: 社員情報・評価データ・等級・報酬情報・コメント等、利用者が本サービスに入力した情報
3. ログ情報: IPアドレス・ブラウザの種類・アクセス日時・操作履歴
4. Cookie: セッション維持・利用状況の分析に使用するクッキー情報（詳細は第9条参照）

第2条利用目的

当社は、収集した情報を以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供・運営・改善
2. 利用料金の請求・決済処理
3. 技術的なサポートの提供
4. 障害・セキュリティインシデントへの対応
5. 新機能・アップデートのお知らせ（配信停止は随時可能）
6. 法令上の義務の履行

当社は、上記の目的以外で個人情報を利用しません。目的変更が生じる場合は、事前に利用者の同意を得ます。

第3条第三者提供

当社は、以下の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。

1. 利用者本人の同意がある場合
2. 法令に基づき開示が求められる場合
3. 第4条に定める業務委託先への提供（必要最小限の範囲）
4. 合併・事業譲渡等の際に、事業を承継する者への提供（事前通知を行います）

第4条委託先への提供

当社は、本サービスの運営のため、以下の委託先に必要最小限の情報を提供します。各委託先との間で適切な契約を締結し、個人情報の安全管理を義務付けています。

第5条データの保管

1. 利用者のデータはすべて日本国内（AWS東京リージョン）のサーバーに保管されます。
2. データの海外への移転は行いません。ただし、Stripeへの決済情報提供はStripeのプライバシーポリシーに従います。
3. 保管中のデータは静止時暗号化（AES-256）および転送時暗号化（TLS 1.2以上）が適用されます。

第6条保存期間

1. 契約期間中は、利用者がサービス上に保存したデータを保持します。
2. 契約終了後90日間はデータを保持します。この期間内にエクスポートが可能です。
3. 90日経過後、利用者データは完全に削除されます。削除は不可逆的です。
4. 請求・法的義務に関する情報は、法令の定める期間（最大7年）保持します。

第7条安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩・滅失・毀損を防止するため、以下の措置を講じています。

1. 技術的措置: 通信の暗号化（TLS）・データの暗号化（AES-256）・二要素認証のサポート・定期的なセキュリティスキャン
2. 組織的措置: 個人情報へのアクセス権限の最小化・従業員へのプライバシー教育・セキュリティポリシーの整備
3. 物理的措置: AWSデータセンターの物理セキュリティ（ISO 27001認証済み施設）

セキュリティインシデントが発生した場合、当社は速やかに影響を受ける利用者へ通知します。

第8条本人の権利

利用者（または利用者組織に所属する個人）は、以下の権利を有します。

1. 開示請求: 自身に関する個人情報の内容を確認する権利
2. 訂正請求: 不正確な個人情報の訂正を求める権利
3. 削除請求: 個人情報の削除を求める権利（ただし法令上の保持義務がある場合を除く）
4. 利用停止請求: 特定の目的での個人情報利用の停止を求める権利

上記の請求は、第10条記載の窓口までご連絡ください。合理的な期間内（原則14営業日以内）に対応します。

第9条Cookieの利用

1. 本サービスは、以下の目的でCookieを使用します。
   • ログインセッションの維持
   • サービスの利用状況の分析（集計データのみ、個人を特定しない）
2. マーケティング・広告目的のCookieは使用しません。
3. ブラウザの設定によりCookieを無効化できますが、一部機能が利用できなくなる場合があります。

第10条お問い合わせ

本ポリシーに関するお問い合わせ、および個人情報に関する権利の行使は、以下の窓口までご連絡ください。

第11条改定

1. 当社は、法令の改正またはサービスの変更に伴い、本ポリシーを改定することがあります。
2. 重要な変更（個人情報の利用目的の変更・第三者提供先の追加等）を行う場合は、施行日の30日前までに登録メールアドレス宛に通知します。
3. 軽微な変更（誤字修正・文章の明確化等）は、本サービス上での告知のみで行う場合があります。
4. 改定後も本サービスを継続利用した場合、改定後のポリシーに同意したものとみなします。